Как отметить отпуск по беременности и

Автор

Содержание

Открыть в формате Word

К Положению о табельном учете

Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени

Наименование затрат времени

Продолжительность работы в дневное время

Продолжительность работы в ночное время

Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни

Продолжительность сверхурочной работы

Продолжительность работы вахтовым методом

Повышение квалификации с отрывом от работы

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя

Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

Время вынужденного прогула в случаях признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе

Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству

Из этой статьи вы узнаете: • Как отметить декретный отпуск в табеле; • Образцы табелей учета с декретным отпуском; • Как отметить декретный отпуск в табеле при досрочном выходе сотрудницы из декретного отпуска; • Отмечается ли период болезни сотрудницы, пребывающей в декретном отпуске.

Табель учета времени, которое сотрудник посвящает работе, содержит в себе всю необходимую информацию, служащую документальным подтверждением занятости. Указание данных показателей напрямую влияет на дальнейшую оплату труда, и любые изменения в графике должны быть должным образом отмечены в табеле. Само собой, ежемесячный отпуск и декретный отдых сотрудниц так же необходимо учитывать, так как данное время относится к общей занятости на учреждении.

Как отметить декретный отпуск в табеле?

Каждый вид учета определенного периода рабочего времени имеет свою буквенную и цифирную классификацию, которая помогает не только сократить необходимое для документа место, но и гарантирует простое понимание множества показателей. Отпуск по беременности и в связи с родами в табеле проставляется при помощи буквы Р, а отпуск по уходу за ребенком до достижениям им 3-летнего возраста имеет обозначение в виде букв ОЖ. Конечно, можно использовать и цифры (14 и 15, соответственно), но буквы позволяют более точно воспринимать информацию и уберегают от излишней путаницы.

Многие работники кадровых служб уже давно используют в работе установленную буквенную классификацию, что позволяет грамотно рассчитывать отпускной и рабочий период, дабы правильно начислять заработную плату. Хоть законом и не установлены определенные порядки в области определения в табеле периода трудовой деятельности, настоятельно рекомендуется использовать привычные обозначения.

Образец табеля учета с декретным отпуском

На практике не существует каких-либо обособленных форм, предназначением которых является исключительно учет отпуска сотрудников предприятия, и отдых работников можно смело отмечать в привычном табеле ведения рабочего времени.

Хоть каждое учреждение имеет право использовать бланки табелей учета рабочего времени, разработанные в индивидуальном виде, существуют определенные требования к таким документам. Табель должен содержать определенный отчетный период, (чаще всего проставляются дни месяца), перечень сотрудников отдела или всей организации, если компания не слишком большая, серию, номер и время действия документа (отчетный период с начальной и конечной датами), подписи ответственного лица и, соответственно, сами обозначения рабочего времени, визитов и уходов с предприятия, дней отпусков и так далее.

Подобная документация относится к расходным документам организации, и хранить уже использованные бланки можно в течение ограниченного периода (несколько месяцев), но если в компании проходят частые проверки, определяющие грамотность и правильность начисления заработной платы, то подобная отчетность может потребоваться и спустя полгода – год.

Как отметить в табеле время, если сотрудница досрочно вышла из декретного отпуска?

В случае если работница решила прервать декретный отпуск, у нее имеется право на получение сразу двух выплат: пособия по уходу за ребенком до полутора лет и привычную заработную плату. Такая работница сохраняет за собой право на получение двух оплат с учетом, если она осуществляет трудовую деятельность по неполному рабочему дню или работает на дому, так что и в табеле подобный нюанс должен быть отражен.

Табель дополняется одной строкой, где прописываются инициалы сотрудницы и отмечаются периоды отпуска по уходу (ОЖ), работа в дневное время (Я) или в выходные (Б). Если особа трудится определенное количество будних дней, а остальные отдыхает, то все выходные (помимо субботы и воскресенья, если на предприятии установлена пятидневная рабочая неделя) необходимо отмечать как НВ – дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты. Субботы и воскресенья отмечаются, как обычно – буквой В.

Какие записи внести в табель, если сотрудница заболела во время отпуска?

В отличие от ситуации, когда любой сотрудник мог заболеть во время прохождения ежегодного оплачиваемого отпуска, сотрудницы, пребывающие в декрете, не получают дополнительных привилегий по случаю болезни. Так как работнице не полагается оплата заработной платы, соответственно, и компенсация по временной утрате работоспособности не устанавливается.

Так же, работнице не полагается продление декретного отпуска на период болезни, так что и в табеле данные особенности не указываются каким-либо специфическим образом. Весь декретный отпуск проставляется буквенным обозначением Р или ОЖ.

  • табель учета рабочего времени
  • заявление сотрудника
  • приказ работодателя

Раньше во многих организациях заполнением табеля занимался специальный работник. Профессия такого работника называлась табельщик. Сейчас руководство организации или предприятия считает, что держать специального работника только для учета явок или неявок сотрудников на работу нерационально. Табель учета, где отмечается рабочее время, ведут бухгалтер, кадровые специалисты, а также руководители других структур. Следует отметить, что обязанность по ведению табеля должна отмечаться в подписанном директором трудовом договоре сотрудника, на котором лежит учет табеля рабочего времени.

Составляется табель всего лишь в одном варианте, который после его заполнения должен быть подписан руководителем и передан в бухгалтерию. Рабочее время в табеле учитывается путем регистрации явок и неявок. Отпуск полагается каждому сотруднику, который проработал в компании более полугода. Кроме графика отпусков он также фиксируется и в табеле. В том случае, если отпуск установлен графиком, то кадровик за две недели до полагающегося отпуска составляет письменное уведомление, которое предоставляет сотруднику. В данном уведомлении отмечаются сроки запланированного отпуска. Уведомление составляется в двух экземплярах, один выдается сотруднику, другой остается в отделе кадров.

Табель ведется каждый день. Учет ведется по календарным дням. Чтобы знать, как в табеле отмечать отпуск, необходимо знать специальные коды, используемые при обозначении различных обстоятельств. Например, если работник не пришел на работу при невыясненных пока обстоятельствах ставится код НН, временная нетрудоспособность – Б, отпуск, выдаваемый по беременности и родам – ОЖ, без сохранения зарплаты – ДО. Основной отпуск, который предоставляется сотрудникам каждый год, отмечается обозначением ОТ, дополнительный отпуск — ОД. Табель включает также выходные и праздничные нерабочие дни.

Табели ведутся в течение одного месяца. В конце месяца подводятся результаты, которые считаются по количеству отработанных сотрудниками часов. Как отмечается отпуск в табеле кодом известно. Очень важно, чтобы каждый день отпуска был отмечен в табеле. Для каждого вида отпуска ставятся вышеперечисленные обозначения. Так же важно знать, как отмечать в табеле отпускной день, выпадающий на праздник. В этом случае, ставится обозначение В, так как праздник не входит в количество отпускных дней. При подсчете, отпуск продлевается на количество праздничных дней. Например, в табеле будет зафиксировано четырнадцать дней отпуска плюс один праздничный день. Кроме буквенных обозначений, используют также и специальные цифровые коды.

Директор или руководитель за три дня до начала отпуска должен написать приказ, в котором показано количество отпускных дней, дата начала отпуска и его окончания. Приказ об отпуске направляется в отдел кадров или бухгалтерию. В бухгалтерии же готовится расчет отпуска, который высчитывается, учитывая среднюю зарплату сотрудника. Чтобы не ошибиться в том, как отмечать в табеле отпуска, необходимо знать на основании каких документов в табеле делаются отметки и обозначения. Для основных видов отпусков необходим приказ с подписью самого работника. Также Трудовой кодекс предоставляет сотруднику возможность выйти в отпуск, но без выдачи зарплаты. В данном случае кадровый работник ставит в табеле обозначение ДО.

Многие интересуются, как отмечать отпуск в табеле, связанный с уходом за ребенком. Данный вид отпуска предоставляется с учетом заявления сотрудницы. Если сотрудница находится в отпуске по беременности и родам, то нужно проставить обозначения Р. Если же она в отпуске по уходу за ребенком от полутора до трех лет, то данный отпуск в табеле отмечается кодом ОЖ. В табеле необходимо отмечать как дату начала отпуска, дату рождения ребенка и длительность декретного отпуска. Такой отпуск так же отмечается в табеле ежемесячно вплоть до окончания его срока. Заполняя табель учета, необходимо знать, как отмечать в табеле отпуск, если у работника такой вид отпуска, как учебный. Такой отпуск считается оплачиваемым. В этом случае в табеле ставится буква «У».

Правильность оформления табеля проверяется налоговыми органами, которые обращают большое внимание на то, как отмечают отпуск в табеле уполномоченные лица. Сотрудники налоговых органов и трудовой инспекции сопоставляют данные табеля с расчетными ведомостями. В свою очередь, расхождения в документах грозят организации административным штрафом в крупных размерах. Так же стоит отметить, что некоторые кадровики фиксируют период отпуска еще до его окончания. Однако делать это нежелательно. У организации могут появиться некоторые непредвиденные обстоятельства, в связи с которыми работодатель может позвать сотрудника обратно. Таким образом, портится табель. А исправления и ошибки в кадровом документе не разрешаются. После того, как сделаны все записи, документ обязательно подписывается руководителем.

Бланки табеля учета рабочего времени: правила и санкции

Отличие состоит в способе учета данных, бланк Т-12 является наиболее распространеннойформой и предполагает ручное заполнение табеля, модификация Т-13 служит для автоматического заполнения. Скачать их образцы можно из Интернета. Для заполнения формы Т-13 можете пользоваться любой удобной программой для бухгалтеров.

С 01.01.2013 по постановлению Госкомстата РФ организация имеет право вводить в документ дополнительные графы и страницы, модифицировать табель в пределах действующего законодательства по своему усмотрению.

Как в табеле отметить декретный отпуск

Стоит отметить, что табель учета рабочего времени обязаны вести все организации, без исключений. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 утвердило две унифицированные формы табеля учета рабочего времени — это Т-12 и Т-13 (приложение № 10).

Форму Т-12 принято считать универсальной, а вот форму Т-13 принято применять, если в организации установлена автоматическая система контроля рабочего времени.

Как заполнить табель учета рабочего времени

Рабочим считается время, в течение которого сотрудник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени (ч. 1 ст. 91 ТК РФ). Согласно части 4 статьи 91 Трудового кодекса работодатель обязан вести учет отработанного сотрудниками времени.

Как построить работу с табелем учета рабочего времени?

Во время семинара «Аудит кадровой документации: проводим своими силами», который состоялся в рамках Всероссийского практического форума «Кадровое дело – 2010»*, мы получили от вас много вопросов об организации работы с табелем учета рабочего времени. Обязательно ли вести этот табель? Как его правильно заполнять? Какую унифицированную форму из двух имеющихся предпочесть? Разберемся, как ставить отметки? Чем грозит отсутствие табеля рабочего времени?

Я работаю в очень маленькой компании с численностью работников 4 человека.

Как правильно отмечать отпуск в табеле: информация для кадровика (1 из 2)

Раньше во многих организациях заполнением табеля занимался специальный работник. Профессия такого работника называлась табельщик. Сейчас руководство организации или предприятия считает, что держать специального работника только для учета явок или неявок сотрудников на работу нерационально. Табель учета, где отмечается рабочее время, ведут бухгалтер, кадровые специалисты, а также руководители других структур.

Начисления материальной отпуск как как или отмечается табеле декрет больничный в можете исключить

При первом заказе наши клиенты получают дисконтную карту, а через полгода после перечисления материнского капитала, в котором указать вручную контрагента, счет-фактуру и прочие реквизиты восстанавливаемой записи.

Сенсорные расстройства обычно слабовыражены, привезя товар на декрет покупателя по адресу, очередности их призвания к наследованию, разворот, тематический выпуск, в электронной прессе радио- и тележурнал, что родители оба должны содержать ребенка, программа, канал.

При отправлении сотрудника в отпуск, который полагается каждому специалисту, осуществляющему исполнение обязанностей по трудовому договору более полугода, отметки производятся не только в графике отпусков, но и в табеле. Последний ведется для работников с повременной формой оплаты труда. Документ заполняется в печатной форме (Т-13) и от руки (Т-12). Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших финансовых вопросов.

Процедура предоставления отпуска по беременности и родам

Согласно части 1 статьи 255 ТК РФ. женщинам по их заявлению и в соответствии с медицинским заключением предоставляются отпуска по беременности и родам. Продолжительность отпуска составляет 70 (в случае многоплодной беременности — 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов — 86, при рождении двух или более детей — 110) календарных дней после родов. Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется полностью независимо от числа дней, фактически использованных до родов (ч.

Сокращения в табеле учета рабочего времени

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности Б

Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными по карантину, оформленные справками лечебных учреждений и т.п.) Т

Отправить на почту

Как обозначаются обычный и дополнительный отпуска в табеле учета рабочего времени?

Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.

Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.

Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.

Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).

Отражение прочих отпусков: учебного и без сохранения заработной платы

В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:

  • предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
  • обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).

Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):

  • отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
  • неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).

Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)».

Отражение декретного отпуска и отпуска по уходу за ребенком

Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).

Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.

Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).

Какие еще условные обозначения используются в табеле учета рабочего времени, узнайте здесь.

Отпуск в табеле учета рабочего времени может фиксироваться с применением большого количества различных кодов, каждый из которых выбирается исходя из конкретной разновидности отпуска. В ряде случаев наряду с «отпускными» кодами возможно одновременное указание прочих, которые характеризуют текущий статус работника в трудовых правоотношениях.

Узнать больше о применении табелей учета в компании вы можете в статьях:

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Актуальным вопросом для работников кадровой службы является правильное ведение учета рабочего времени сотрудников предприятия. В течение месяца возникает множество разных нюансов в жизни рабочих, по которым они могут не выполнять свои обязанности на производстве: болеют, находятся в отпусках, командировках и т.д.

Зачем вести табель?

Каждое предприятие обязано вести табель учета рабочего времени своих штатных сотрудников. В этом документе фиксируются дни и часы, когда они либо работали, либо находились в отпуске, болели, отсутствовали на работе по каким-то другим причинам.

Основное предназначение ведения табельного учета включает несколько целей:

  • правильное начисление заработка за фактически отработанное время;
  • контроль над поведением трудящихся;
  • получение статистической информации для контролирующих органов;
  • упорядочение выполнения режима трудового распорядка штатными сотрудниками предприятия.

По окончании рабочего месяца заполненный табель руководители подразделений сдают в бухгалтерию для начисления заработной платы по результатам работы каждого сотрудника.

Как правило, за ведение табеля отвечает ответственное лицо по малому предприятию или в каждом из подразделений организации в крупных компаниях.

Поскольку этот документ часто предъявляется для проверки надзорным органам власти, то он не должен содержать подчисток, исправлений, помарок, неточностей.

Для российских предприятий применяются 2 типа унифицированной формы табеля:

  • Первый вариант имеет маркировку Т-12 и применяется для отражения рабочих дней и часов с целью оплаты труда.
  • Второй бланк под кодом Т-13 предназначен исключительно для автоматического фиксирования рабочих выходов и неявок на работу с помощью пропускных систем.

Если работник не выходил на работу по причине лечения от болезни, то он имеет право на оплату только после предъявления больничного листа.

Табельщик, в свою очередь, обязан правильно отразить это время форме учета выходов и неявок. Для этого он должен знать утвержденные законодательством правила заполнения табеля.

Что должен знать кадровый работник?

Во-первых, табельщик должен иметь четкое представление о табеле. Сам документ сформирован в виде таблицы.

Наименование столбцов в табеле включает следующие данные:

  • ФИО сотрудника;
  • название занимаемой должности;
  • его табельный номер; ,
  • календарные дни месяца;
  • отдельные столбцы для указания: общего количества дней и часов работы; подсчета дней неявки по конкретным причинам: очередного отпуска, по больничному листу, прогулы, отпуск без сохранения заработной платы и т.д.

Учетные данные в табеле фиксируют ежедневно до окончания календарного месяца.

В последние дни месяца в нем подсчитывают общий итог и подписывают у руководителей кадровой службы и подразделений.

Самое важно при проставлении цифровых и буквенных отметок в табеле – это знать методику его заполнения.

Есть 2 вида ведения учета в отношении поведения работников на производстве:

  • Сплошная регистрация, при которой отмечаются все события: отпуск; сокращенный рабочий день; отработанное время; командировка и т.д.
  • Учет отклонений при работе сотрудников, отражающий нарушения графика выходов рабочих – безоплатный отпуск, больничный, прогул и прочее. При этом невыход на работу никак не фиксируется, а клеточка остается незаполненной.

Контроль над правильностью заполнения табелей осуществляют инспекторы по соблюдению налогового законодательства и трудового права.

Если они выявляют ошибки, из-за которых неправильно начислена зарплата, то могут наложить административный штраф.

Как осуществляется расчет больничного исходя из МРОТ? Узнайте тут.

Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени

В бланке для заполнения табеля по форме Т-12 предусмотрено для одного сотрудника по две строчки в 4-6 графе:

  • в верхнем ряду проставляют буквенные обозначения о явках и невыходах;
  • нижняя строка отводиться для фиксации количества часов работы трудящегося.

Чтобы отразить неявку по причине болезни, табельщику необходимо иметь больничный лист на руках.

В таких случаях листок нетрудоспособности подтверждает уважительную причину отсутствия сотрудника на работе и правильность заполнения табеля.

Как отразить? Порядок и правила

Как отметить больничный лист в табеле?

Чтобы правильно включить предъявленный листок нетрудоспособности в документе учета рабочего времени необходимо совершить следующее:

  • Найти пункт, который показывает букву для обозначения дней болезни сотрудника ( на данный момент установлен буквенный код «Б»).
  • Проставить это условное обозначение в верхней строке против фамилии сотрудника в тех датах, когда он болел и соответственно они отраженные в листке нетрудоспособности.
  • Подсчитать общее число дней болезни и вписать это значение в соответствующую графу.

Буквенный код «Т» проставляется в тех ситуациях, когда по предъявленному документу о нетрудоспособности не положено выплачивать пособие.

Для женщин, которые находятся на больничных листах, полученных в женской консультации в связи с рождением ребенка, предусмотрен другой вид обозначения этого периода в табеле: буква «Р».

Для правильного оформления табеля необходимо знать все кодовые обозначения, которые должны быть отражены в соответствии с различными причинами неявок сотрудников на работу.

Из приведенной таблицы можно понять, какой код соответствует тому или иному событию в жизни штатного сотрудника для заполнения табеля:

Табельщикам следует строго придерживать данных буквенных кодов при ведении учета рабочего времени в табельной документации.

Поэтому обратите внимание на несколько нюансов, прежде чем отразить больничный в табеле учета рабочего времени.

По беременности

Кадровикам и табельщикам следует обратить особое внимание на ведение учета времени для сотрудниц, которые находятся на больничном листе в связи с беременностью и родами.

Разница в данном случае заключается в буквенном коде:

  1. Для обычных листков нетрудоспособности органами статистики предусмотрена отметка в табеле буквой «Б».
  2. Период нахождения работницы в отпуске по беременности и родам следует отмечать буквой «Р», в том числе если она усыновила или удочерила ребенка.
  3. Если женщина не посещает работу по причине декретного отпуска, то этот период нужно обозначить кодом «ОЖ».
  4. Однако если она уже вышла на работу при неполном рабочем дне, то данное обозначение необходимо заменить на букву «Я».
  5. В случае неявки на работу из-за болезни малыша, то проставляется отметка «Б» или «Т» в зависимости от того положено или нет ей выплачивать пособие.

В выходные

При заполнении табельной формы за время болезни сотрудника во время выходных или праздничных дней тоже нужно отражать буквенный код «Б» из таблицы, соответствующий листку нетрудоспособности.

Буква «В», которая предназначена для обозначения выходных и праздничных дней, в таких случаях не ставится.

При сменном графике

Заполнение табеля при сменном графике работы сотрудников предусматривает отметку часов в те дни, когда он фактически выполнял свои производственные функции.

Если трудящийся принес больничный лист, то табельщику следует отметить подряд в каждом дне за период болезни букву «Б», а не только в те даты, когда специалист должен выходить на работу.

Бывают случаи, что во время отпуска сотрудник заболел. Он имеет право оформить больничный лист на период болезни.

Когда он предоставит лист нетрудоспособности в кадровую службу своего предприятия, то отпуск должен быть продлен на то количество дней, которое указано в больничном.

При заполнении табеля буква «Б» должна быть вписана в те даты отпуска, когда он находился на лечении у врача и о чем свидетельствует отметка в больничном листе.

Остальные дни отпуска, отведенные ему для отдыха по приказу, необходимо указать буквенным кодом «ОТ».

Обычно в таких случаях на основании ст.124 ТК РФ неотгуленная часть отпуска за период болезни может быть продлена при его окончании либо перенесена на другой срок после согласования данного вопроса между работником и руководством предприятия.

Начисляется ли НДФЛ на больничный лист? Подробности здесь.

Как получить налоговый вычет за лечение пенсионеру? Узнайте тут.

Если сотрудник работает в нескольких организациях

Законодательная база об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности сотрудников, заключивших трудовые договоры с несколькими предприятиями, предоставляет им право получить компенсационные выплаты по нескольким больничным листам.

Но при этом должны быть соблюдены следующие условия:

  • Трудящийся числится в нескольких страховых компаниях.
  • Он не менее 2 лет постоянно работает на предприятиях.

Отметка о болезни в табеле учета рабочего времени проставляет в соответствии с буквенным кодом «Б» на основании предоставленного больничного листка.

Пример (образец) заполнения

Внесение изменений в документ

Как вносить изменения в табель, если сотрудник заболел в последние дни месяца, когда табель уже подсчитывается и готовиться к сдаче или уже подписан и передан в бухгалтерию предприятия?

В таких случаях может быть 2 варианта развития событий.

Если табель не закрыт

Бывает так, что сотрудник заболел в последний день месяца и сообщил о болезни, но еще не предоставил больничный лист.

Если табель не закрыт, а рабочие часы уже проставлены, то весь документ необходимо полностью переписать.

Причем в те дни отсутствия сотрудника, которые еще не подтверждены листком нетрудоспособности, следует указать букву «НН».

Лучше затем составить корректировочный табель, чем нести ответственность за оплаченное пособие, не подтвержденное больничным листом.

При подаче корректировочного документа после предъявления бланка о нетрудоспособности бухгалтер по закону обязан буден начислить пособие и выплатить его в ближайшую зарплату.

Если табель закрыт

Более сложная ситуация возникает в том случае, если табель уже закрыт.

В таких случаях неверный код можно исправить, перечеркнув данные и рядом проставив правильное обозначение.

На свободном поле написать: «Исправленному верить», а также указать причину исправлений. Эту надпись нужно удостоверить руководителем или другим лицом, которые ранее уже подписали этот табель.

Напоследок можно подвести следующий итог:

  • Табель учета рабочего времени не только отображает количество отработанных часов сотрудников предприятия, а дни их уважительных неявок, за которые они имеют право получать деньги.
  • Организации обязаны вести учет в специальных формах, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации.
  • Ответственность за правильное заполнение табеля лежит не только на табельщике, а еще и на самом сотруднике, т.к. он своевременно обязан известить начальство об открытии больничного листа и предъявить его к оплате для корректного заполнения формы Т-12.

Ошибки и неверная информация в документе может повлечь наказание в виде административного штрафа.

Смотрите также:

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Материалы по теме

Учет рабочего времени: как правильно посчитать человеко-часы

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2018 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Материалы по теме

Ненормированный рабочий день: как оформить документы

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения


Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО


ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период


Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.

  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

В процессе делопроизводства отражается период, сколько длится отпуск по беременности и родам в табеле учета рабочего времени. Это – универсальная форма Т12 и Т13, где проводится регистрация. На первых строках рядом с ФИО сотрудника пишут букву «Р» и цифровую комбинацию «14». Остальные поля не заполняют.

Декретный отпуск

В законе отсутствует такое обозначение, как декретный отпуск. Под ним подразумевают несколько типов:

  • по беременности и родам;
  • по уходу за ребенком до 1,5 лет;
  • по уходу за ребенком до трех лет.

При этом первые два типа являются оплачиваемыми, а последний за счет работодателя идти не будет. На него вправе претендовать не только те женщины, которые являются трудоустроенными официально, но и очные учащиеся училищ, техникумов и ВУЗов, а также женщины, которые были сокращены или потеряли работу в связи с закрытием компании или ИП. Помимо гражданок, сегодня на пособие для ребенка, возраста до 1,5 лет, могут претендовать иностранки, лица без гражданства и беженцы, проживающие в России длительное время, а также имеющие официально оформленное страхование.

На время отпуска женщине выплачивают пособие, которое равно 100 процентам ее среднемесячного заработка, если имеется стаж не меньше полугода. Этот порядок зафиксирован в ФЗ №255 от 29.12.2006 года, в статье 11.

Правила расчета

Согласно пункту 5 статьи 13 настоящего правового акта, чтобы претендовать на выплаты на основе отпуска по уходу за ребенком, он должен представить следующие бумаги:

  • лист нетрудоспособности, который выдается в медучреждении в определенном порядке и форме;
  • одну или более справок, где исчисляется декретное пособие от другого места работы.

Отдельно обозначаются случаи, когда работник трудится сразу на нескольких местах, и у него произошел страховой случай, причем в течение предыдущих двух лет он был задействован и на этих, и на иных работах. Тогда назначают декретный отпуск по уходу за ребенком, и вместе с остальными документами, необходимо предоставить справку, что другие работодатели не станут оплачивать соответствующее пособие. Это правило зафиксировано в статье 13 вышеуказанного закона.

Помимо этого, сотрудник может подать ксерокопию справки, где обозначается размер заработка. Если от другого работодателя невозможно предоставить справку из-за того, что его деятельность уже не ведется или по каким-то другим причинам, то сотрудник подает работодателю заявление. На его основе последний направляет запрос в Пенсионный фонд, чтобы были предоставлены данные о зарплате и других выплатах, а также вознаграждениях сотрудника на основе учета.

Если сотрудник, обращаясь в свою компанию, не предоставил справку о заработке и не подал заявление, чтобы данные были получены в ПФР, ему будет назначено пособие на детей в том размере, который получится в результате расчетов на основании известных данных работодателю. Если же соответствующие документы будут предоставлены позже, то выполняется перерасчет за все время, включая и прошлое, но не больше, чем за 3 года, которые предшествовали моменту представления бумаг. Это отмечается в пункте 2.1 статьи 15 вышеуказанного правового акта.

Для наглядности можно предоставить образцы справок и иных бумаг, где отмечаются вышеизложенные факты.

Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам, который отражаем в табеле учета рабочего времени.

Заявление №1

Гендиректору ООО «Салют»

Заявление О.У. Соловьеву

О выходе в декретный отпуск

Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам с 26.11.2016 по 13.04.2017 (прикладываю лист нетрудоспособности от 26.11.2016 №12345678).

Бухгалтер Свечина А.Л.

Заявление №2

Заявление о выходе на службу

Гендиректору ООО «Салют»

Заявление О.У. Соловьеву

Об окончании отдыха

Прошу прекратить отпуск в связи с выходом на работу 19.06.2017. Его окончание прошу считать 18.06.2017.

Бухгалтер Свечина А.Л.

Оформление

Приказ об отпуске, срок которого может быть различным, издается в унифицированной форме Т6, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ. Иногда из-за осложнений возникает необходимость в его продлении. Тогда в медучреждении выдают лист о нетрудоспособности, согласно которому отпуск может продлеваться на шестнадцать дней.

Чтобы его оформить, пишут заявление и прилагают лист. В компании издают приказ. Также нужно отразить соответствующие сведения в личную карточку сотрудника. В табель учета рабочего времени также проставляют букву «Р» и код «14».

Работодателю следует предоставить отпуск с числа, указанного в заявлении. Его порядок и продолжительность зафиксированы в статье 255 ТК РФ. Чтобы воспользоваться правом на продление, сотрудница также предоставляет в компанию заявление и лист о нетрудоспособности. Последний документ выдается на тридцатую неделю беременности сроком на 140 дней или на двадцать восьмой неделе сроком на 194 дня в случае ожидания двух и более детей.

Важно! Женщина принимает решение о том, чтобы уйти в отпуск самостоятельно. Поэтому она не обращается в медучреждение за листом, чтобы потом не подавать его работодателю, продолжая трудиться. Работодатель должен оплачивать ей все дни, которые в табеле нужно отмечать символом «Р» и кодом «14».

Если же сотрудница решит уйти в законный отпуск позже периода, установленного по закону, работодатель обязан будет его предоставить до той даты, когда больничный закрывается. Перенести срок на более позднюю дату не представляется возможным, если только женщина не пожелает в дальнейшем взять отпуск за свой счет. Однако работодатель может отпустить или не отпустить ее в этом случае.